Que faire lorsque les "bouffeurs de temps" sont les e-mails, les téléphones portables et les réunionites?
Joan Hamel
Les "bouffeurs de temps" a un impact sur notre santé psychologique et sur la conciliation travail et vie privée. Selon une étude, 57 % des témoins déclarent dépasser les 35 heures de travail hebdomadaires pour traiter les tâches urgentes en retard! Pour 95 % des personnes interrogées, mentionne que cela a un impact sur leur vie privée. 89 % des personnes interrogées déclarent travailler dans l'urgence tout en reconnaissant (à 78 %) qu'elles font des efforts de gestion de leur temps, établissant notamment des «to do lists». L'étude révèle que la plupart réalisent en priorité les tâches «pressantes» avant les tâches importantes: résultat paradoxal, les tâches les plus importantes ne sont traitées qu'une fois qu'elles se sont avérées «urgentes».
Pour la psychiatre Christine Mirabel-Sarron, auteur de Bien gérer son temps (éd. Odile Jacob) et qui reçoit dans ses consultations la plupart de ces travailleurs «au bout du rouleau», le problème majeur de la gestion du temps naît d'une difficulté à évaluer «le budget temps de chaque activité».
Prévoir les imprévus
Les “to do lists” ne doivent pas être une succession de souhaits à accomplir comme par magie, sans tenir compte des contraintes inhérentes et des sous-étapes qui mènent à la réalisation d'un projet. Les imprévus doivent être pris en compte, tel que les pannes informatiques, un client qui annule son rendez-vous, un service administratif fermé… Ces évènements, justement parce qu'on ne les a pas envisagés, ont un impact émotionnel dévastateur. Et ils entraînent colère et dévalorisation de soi.
Prévoir une plage horaire pour prendre les messages
Autres «bouffeurs de temps», les nouveaux outils technologiques, comme e-mails et téléphones portables, pourtant censés améliorer le confort des travailleurs. 84 % des personnes interrogées pensent qu'ils perturbent leur concentration et, pour 89 %, ils renforcent le sentiment d'urgence. les salariés ont un sentiment d'impuissance pourtant il suffit tout simplement de ne pas répondre aux e-mails dès qu'on entend le jingle d'arrivée d'un message. Se planifier une tranche de temps précise, par exemple une demi-heure chaque matin, pour lire et répondre aux mails permet de se libérer de cette impression de fatalité.
Bien réussir sa réunion
Un autre "bouffeur de temps" les réunionites. Plus de 3 personnes sur 4 (75 %) affirment en effet que la «réunionite aiguë» les met en retard dans la réalisation de leurs missions, renforçant ainsi leur sentiment d'urgence général. À la question «qu'est-ce qui vous fait perdre le plus de temps au travail?», 68,6 % «les problèmes techniques», tout en donnant la «palme» de la perte de temps aux réunions.
Que faire pour bien gérer son temps et se sentir moins frustré?
Faire les choses importantes et diminuer la gestion de "crises" ou des urgences. Cesser de jouer au pompier(Réf: le quadrant de Corey)
Prévoir une plage pour prendre et répondre aux courriels et messages téléphoniques
Planifier et bien préparer les réunions en ayant les bonnes personnes, en contrôlant la durée de chaque sujet et en indiquant si le sujet est de l'information, de la consultation ou une décision. La durée est en fonction de l,action que nous avons à prendre.
9 trucs pour une réunion performante:
- Une réunion courte est plus efficace qu'un longue réunion
- Une réunion doit être bien préparée et annoncée
- Un ordre du jour qui prévoit la durée de chaque sujet et la nature du sujet soit information, consultation et décision)
- Le varia: alloué un temps (20 minutes environ) et le temps de chaque sujet doit être également identifié. Préférablement des sujets de courte durée
- Prévoir suffisamment de temps pour les questions de fond, identifier la stratégie pour permettre la discussion (tour de table, brainstorming)
- Un bon meneur de réunion. Bonne animation, de l'écoute et faire participer tout le monde et retenir ceux qui parlent trop.
- Bonnes personnes autour de la table, des gens contributifs car si autour de la table des gens ne sont pas concernés par la rencontre, cela est plus nuisible que productif.
- Un compte rendu de la rencontre pour les actions à prendre, les échéanciers, les responsables et les décisions prises
- Faire le suivi après la rencontre des différents sujets traités auprès des responsables
Voir ce vidéo pour réussir une réunion : Daniel Lapensée de COSE
Billet inspiré de l'article de pascale Senk, Le Figaro, Les Français souffrent de travailler dans l'urgence, 30 mai 2012
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